Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§1. Przedmiot dokumentu i wyjaśnienie charakteru prawnego Niniejszy dokument określa zasady, na jakich Pracodawca przetwarza dane osobowe Kandydatów uzyskane za pośrednictwem Serwisu cenny.eu po skorzystaniu z funkcjonalności odblokowania kontaktu.

Pomimo historycznej nazwy systemowej „umowa-powierzenia”, dokument ten nie reguluje powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO. Między Operatorem a Pracodawcą nie zachodzi relacja administrator–podmiot przetwarzający (procesor).

Niniejszy dokument stanowi klauzulę udostępnienia danych osobowych pomiędzy dwoma odrębnymi, niezależnymi administratorami (relacja controller-to-controller). Pracodawca po odblokowaniu kontaktu uzyskuje dostęp do danych Kandydata i przetwarza je we własnym imieniu, we własnych celach (prowadzenie własnego procesu rekrutacyjnego) oraz na własną odpowiedzialność. Operator nie wydaje Pracodawcy instrukcji co do sposobu przetwarzania danych ani nie kontroluje ich dalszego wykorzystania.

Postanowienia niniejszego dokumentu są w pełni spójne i stanowią uszczegółowienie zasad wskazanych w §3.3 Polityki prywatności oraz §12 Regulaminu Serwisu cenny.eu.

§2. Definicje Operator – VIMACO Sp. z o.o. z siedzibą w Białej Podlaskiej (NIP: 5372647829), właściciel i administrator Serwisu cenny.eu.

Pracodawca – przedsiębiorca lub podmiot zarejestrowany w Serwisie, korzystający z jego funkcjonalności w celu wyszukiwania Kandydatów i prowadzenia procesów rekrutacyjnych.

Kandydat – osoba fizyczna, która założyła profil w Serwisie w celu znalezienia zatrudnienia, której dane są udostępniane Pracodawcy.

Dane Kandydata – informacje dotyczące Kandydata opublikowane przez niego w Serwisie, w tym dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz zawodowe.

Odblokowanie kontaktu – odpłatna czynność techniczna w Serwisie, w wyniku której Pracodawca uzyskuje pełen dostęp do danych kontaktowych i profilowych wybranego Kandydata.

Serwis – platforma rekrutacyjna online dostępna pod adresem cenny.eu.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

§3. Strony i ich role jako administratorzy Operator jest administratorem danych osobowych Kandydatów w zakresie niezbędnym do prowadzenia platformy, utrzymywania profili, świadczenia usług drogą elektroniczną oraz udostępniania danych w ramach modelu rynkowego Serwisu.

Pracodawca staje się odrębnym, samodzielnym i niezależnym administratorem danych osobowych konkretnego Kandydata z momentem dokonania czynności odblokowania kontaktu w Serwisie.

Każda ze Stron (Operator oraz Pracodawca) przetwarza dane osobowe we własnym imieniu, decyduje o celach i środkach ich przetwarzania oraz ponosi pełną, wyłączną i osobistą odpowiedzialność za zgodność swoich działań z przepisami RODO oraz polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.

§4. Zakres udostępnianych danych W wyniku odblokowania kontaktu Operator udostępnia Pracodawcy Dane Kandydata, których dokładny zakres wynika z zawartości profilu uzupełnionego przez samego Kandydata.

Zakres udostępnianych danych obejmuje w szczególności:

dane identyfikacyjne (imię i nazwisko lub unikalny identyfikator profilu);

dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail);

dane zawodowe i kompetencyjne (branża, wyuczony lub wykonywany zawód, posiadane uprawnienia, doświadczenie zawodowe, wykształcenie, lokalizacja, oczekiwania finansowe oraz preferencje dotyczące zatrudnienia).

§5. Cel i podstawa prawna przetwarzania przez Pracodawcę Pracodawca uprawniony jest do przetwarzania Danych Kandydata wyłącznie w jednym, ściśle określonym celu: w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na oferowane przez siebie stanowisko pracy.

Podstawą prawną przetwarzania danych przez Pracodawcę po odebraniu ich z Serwisu jest:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie działań niezbędnych do podjęcia czynności przed zawarciem umowy (ocena profilu w kontekście wymagań stanowiska);

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Pracodawcy, polegający na sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji i weryfikacji kwalifikacji kandydata;

w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych lub zgody na przyszłe rekrutacje – odpowiednia, samodzielna podstawa prawna i zgoda odebrana bezpośrednio przez Pracodawcę.

Bezwzględnie zabrania się Pracodawcy wykorzystywania uzyskanych Danych Kandydatów w jakimkolwiek innym celu niż rekrutacyjny, w tym w szczególności do prowadzenia własnych działań marketingowych, oferowania usług niezwiązanych z zatrudnieniem, profilowania komercyjnego, odsprzedaży danych lub ich dalszego bezpodstawnego przekazywania podmiotom trzecim.

§6. Zobowiązania Pracodawcy jako odrębnego administratora Pracodawca jako samodzielny administrator danych zobowiązuje się do:

przetwarzania uzyskanych danych wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu rekrutacyjnego;

bezwzględnego przestrzegania przepisów RODO oraz przepisów krajowych dotyczących ochrony danych osobowych i prawa pracy;

wdrożenia i utrzymywania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (zgodnie z art. 32 RODO);

samodzielnego, terminowego i prawidłowego zrealizowania obowiązku informacyjnego wobec Kandydata na podstawie art. 14 RODO;

nieujawniania i nieudostępniania Danych Kandydatów osobom trzecim, chyba że zachodzi samodzielna, przewidziana prawem podstawa prawna (np. powierzenie danych własnemu dostawcy systemów ATS);

zapewnienia pełnej realizacji praw przysługujących Kandydatom na mocy RODO;

niezwłocznego usunięcia danych po rezygnacji lub zakończeniu procesu rekrutacji, o ile nie zaistniała inna podstawa prawna do ich dalszego zatrzymania;

samodzielnego zarządzania i raportowania ewentualnych nar सिंधुzeń ochrony danych osobowych powstałych w strukturach organizacyjnych Pracodawcy.

§7. Obowiązek informacyjny wobec Kandydata (art. 14 RODO) Ponieważ Pracodawca pozyskuje Dane Kandydata pośrednio (za pośrednictwem Operatora, a nie bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą), ciąży na nim bezwzględny obowiązek spełnienia wobec Kandydata obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 14 RODO.

Pracodawca zobowiązany jest przekazać Kandydatowi stosowne informacje przy pierwszym kontakcie z nim, a najpóźniej w ciągu miesiąca od dnia uzyskania danych (odblokowania kontaktu), w sposób jasny i przejrzysty.

Klauzula informacyjna Pracodawcy musi zawierać m.in.: tożsamość i dane kontaktowe Pracodawcy jako administratora, cele i podstawę prawną przetwarzania, źródło pochodzenia danych (wskazanie Serwisu cenny.eu jako źródła), kategorie przetwarzanych danych, planowany okres ich przechowywania oraz pouczenie o przysługujących Kandydatowi prawach.

§8. Okres przechowywania danych Pracodawca ma prawo przechowywać Dane Kandydata wyłącznie przez czas niezbędny do przeprowadzenia i zamknięcia procesu rekrutacyjnego, w związku z którym nastąpiło odblokowanie kontaktu.

Po zakończeniu rekrutacji lub po podjęciu decyzji o niezatrudnieniu danego Kandydata, Pracodawca ma prawo dalej przetwarzać jego dane wyłącznie w przypadku, gdy:

Kandydat wyraził na rzecz Pracodawcy odrębną, wyraźną zgodę na przetwarzanie danych do celów przyszłych rekrutacji;

jest to niezbędne do obrony przed ewentualnymi roszczeniami (na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, przez okres przedawnienia roszczeń rekrutacyjnych).

W przypadku braku powyższych przesłanek, Dane Kandydata muszą zostać trwale usunięte z systemów i nośników Pracodawcy.

§9. Prawa Kandydata Kandydatowi przysługuje pełen katalog praw wynikających z przepisów RODO, w tym prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Wobec faktu, że Pracodawca jest odrębnym administratorem, Kandydat realizuje swoje prawa bezpośrednio u Pracodawcy w odniesieniu do operacji przetwarzania wykonywanych przez ten podmiot.

Wszelkie żądania dotyczące danych przetwarzanych na platformie i wewnątrz profilu systemowego kierowane są do Operatora. Żądania dotyczące danych pobranych i przetwarzanych w ramach systemów rekrutacyjnych Pracodawcy kierowane są bezpośrednio do Pracodawcy.

§10. Naruszenia ochrony danych W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych (np. wyciek danych, nieuprawniony dostęp) w strukturach lub systemach Pracodawcy, Pracodawca jako samodzielny administrator ponosi pełną odpowiedzialność za wykonanie obowiązków wynikających z art. 33 i 34 RODO.

Pracodawca we własnym zakresie dokonuje analizy ryzyka i w razie potrzeby zgłasza naruszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w terminie 72 godzin, a także zawiadamia Kandydatów, których naruszenie dotyczy.

W ramach dobrej praktyki i współpracy informacyjnej, Pracodawca powinien niezwłocznie poinformować Operatora o fakcie wystąpienia naruszenia, jeżeli dotyczy ono danych pozyskanych za pośrednictwem Serwisu cenny.eu. Informacja ta służy wyłącznie celom prewencyjnym i nie przenosi odpowiedzialności za naruszenie na Operatora.

§11. Odpowiedzialność i zakaz dalszego udostępniania Operator odpowiada za zgodność z prawem procesu zbierania danych w Serwisie oraz za ich bezpieczne udostępnienie w momencie odblokowania kontaktu.

Od momentu skutecznego pobrania lub wyświetlenia danych po odblokowaniu kontaktu, pełną i wyłączną odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo, poufność oraz zgodność dalszego przetwarzania z prawem przejmuje Pracodawca.

Pracodawcy zabrania się dalszego udostępniania, odsprzedawania lub przekazywania Danych Kandydatów innym podmiotom trzecim (w tym partnerom biznesowym czy powiązanym spółkom), chyba że Pracodawca posiada ku temu niezależną, własną podstawę prawną i spełnił wobec Kandydata wszelkie wymagane prawem obowiązki informacyjne.

§12. Postanowienia końcowe Akceptacja niniejszych warunków następuje w sposób elektroniczny poprzez zatwierdzenie regulaminów w panelu Pracodawcy lub każdorazowo poprzez skorzystanie z funkcji odblokowania kontaktu z Kandydatem.

Operator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym dokumencie w celu zachowania jego zgodności z aktualnymi przepisami prawa lub zmianami w funkcjonalnościach Serwisu. O zmianach Pracodawcy będą informowani drogą elektroniczną lub za pośrednictwem komunikatów w panelu klienta.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym dokumentem zastosowanie mają postanowienia Regulaminu Serwisu cenny.eu, Polityki prywatności oraz przepisy prawa polskiego i RODO.

We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w tym w celu zgłaszania incydentów, Strony mogą kontaktować się z wyznaczonym przez Operatora punktem kontaktowym pod adresem e-mail: iod@cenny.eu.